Table of Contents
Không gian làm việc thường là nơi rất dễ lộn xộn bởi số lượng đồ đạc dường như là vô tận, từ đồ dùng văn phòng, hồ sơ đến giấy tờ không tên. Nếu bàn làm việc luôn làm bạn thấy choáng ngợp và khó tập trung, đó là tín hiệu cho thấy mọi thứ cần được trở về đúng trật tự.
Làm thế nào để sắp xếp bàn làm việc gọn gàng mà lại tốn ít thời gian nhất? Việc này không khó nếu như bạn áp dụng các bước trong bài viết này vào thói quen hàng ngày.
Các nghiên cứu nói gì về sự bừa bộn?
Một khảo sát trên 2,000 nhân viên văn phòng tại UK của Brother UK đã cho thấy những con số thú vị sau:
- 41% người được khảo sát tin rằng văn phòng làm việc ngăn nắp là yếu tố cần thiết để làm việc hiệu quả.
- 21% cho rằng bàn làm việc bừa bộn góp phần làm tăng khối lượng công việc của họ.
- 30% tin rằng bàn làm việc gọn gàng là một yếu tố không thể thiếu để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp tại nơi làm việc.
- Cứ 5 người được khảo sát thì có 1 người cho biết họ đã lạc mất món đồ có giá trị vì bàn làm việc lộn xộn của họ.
- Nhiều người tham gia khảo sát thừa nhận rằng bàn làm việc bừa bộn ảnh hưởng đến tâm trạng của họ, với 31% nói rằng họ cảm thấy căng thẳng hơn và 49% nói rằng nó thay đổi cảm nhận của họ về việc đi làm mỗi ngày.
Một nghiên cứu năm 2009 được thực hiện tại Đại học Stanford cho thấy bộ não thực sự không giỏi trong việc cố gắng tập trung vào nhiều thứ cùng một lúc.
Một nghiên cứu được công bố trên Current Psychology cho thấy sự bừa bộn có liên quan đến hành vi trì hoãn và dẫn đến sự sụt giảm đáng kể mức độ hài lòng với cuộc sống ở những người lớn tuổi.
Những quan điểm trên cho thấy sự lộn xộn và vô tổ chức khiến bạn khó tập trung hơn. Bởi vì bộ não chỉ có khả năng theo dõi vài chi tiết cùng một lúc và chỉ trong khoảng thời gian ngắn, nên việc có nhiều vật dụng xung quanh có thể phân tán sự tập trung và ảnh hưởng đến trí nhớ của bạn khi làm việc.
Xem thêm: 8 lý do bàn làm việc lộn xộn khiến bạn khó thăng tiến
Lợi ích của việc sắp xếp bàn làm việc gọn gàng
Tăng năng suất
Bàn làm việc gọn gàng sẽ tạo điều kiện cho bạn làm việc hiệu quả hơn. Khi đồ vật được sắp xếp có hệ thống, bạn dễ có được mọi thứ ngay khi cần mà không phải bỏ thời gian tìm kiếm. Nhờ vậy bạn có thêm năng lượng và sự tập trung để hoàn thành công việc tốt hơn.
Giảm căng thẳng
Khi mọi vật dụng được sắp xếp trật tự, bạn sẽ biết chính xác vị trí của chúng và không cần phải tìm kiếm hoặc lo lắng bị mất tài liệu quan trọng. Việc này tạo cho bạn cảm giác an tâm về khả năng kiểm soát tình huống của mình, vì vậy giúp giảm căng thẳng trong công việc rất hiệu quả.
Xây dựng hình ảnh cá nhân
Bàn làm việc cũng là nơi phản ánh tính cách cá nhân và hình ảnh thương hiệu của bạn. Bàn làm việc gọn gàng, có tổ chức sẽ gửi thông điệp về sự chuyên nghiệp và tỉ mỉ của bạn đến những người khác. Đây là một cơ hội để bạn tự tạo nên một hình ảnh tích cực và đáng tin cậy trong mắt đồng nghiệp, sếp hoặc khách hàng.
Các bước sắp xếp bàn làm việc đơn giản
Dưới đây là các bước dọn dẹp giúp bạn biến không gian làm việc của mình thành một nơi thoáng đãng, gọn gàng:
Bước 1 – Dọn trống các không gian và tập hợp đồ đạc vào một chỗ
Khi đồ đạc của bạn vẫn nằm lộn xộn nhiều nơi, cách nhanh nhất là lấy hết chúng ra và tập hợp vào một chỗ. Bằng cách này, bạn có cái nhìn tổng quan về số lượng đồ mình đang có và nghĩ ra những ý tưởng sắp xếp ban đầu.
Bước 2 – Phân loại và bỏ bớt
Bước quan trọng kế tiếp là sắp xếp các món đồ về đúng phân loại của chúng. Trong khi phân loại, bạn có thể đồng thời loại bỏ những gì không còn cần thiết hoặc không sử dụng được nữa.
Những phân loại đồ thường xuất hiện trên bàn làm việc gồm:
- Văn phòng phẩm cơ bản: bút, giấy ghi chú, bìa hồ sơ, kẹp giấy, kim bấm,…
- Thiết bị điện tử: máy tính, bàn phím, chuột, loa, tai nghe, USB,…
- Các loại tài liệu: Sách, báo, hồ sơ, bản in,…
- Đồ trang trí và cá nhân: khung ảnh, đồ chơi thư giãn, cây, bình hoa,,…
- Thiết bị tiện ích: Đèn bàn, đồng hồ, lịch, kệ, giá sách,…
- Cần được loại bỏ: hóa đơn cũ, bao bì, rác, giấy nháp,…
Đây là bước bạn sẽ cần đến phương pháp Decluttering. Để hiểu rõ hơn về cách làm, bạn hãy xem bài viết hướng dẫn decluttering tại đây nhé.
Bước 3 – Ưu tiên
Bằng cách sắp xếp ưu tiên theo tần suất sử dụng, bạn sẽ có một chiếc bàn làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và dễ quản lý. Như vậy chúng ta sẽ ưu tiên các vật dụng như thế nào?
Những vật dụng thường được sử dụng nhất như bút, giấy ghi chú, điện thọại,… nên được đặt ở vị trí thuận tiện để lấy nhất. Bạn có thể dùng chiếc ngăn kéo dán dưới bàn rất tiện lợi mà không tốn diện tích này.
Với những món đồ ít khi cần đến, bạn có thể sắp xếp chúng trong các ngăn kéo hoặc tủ và đặt ở xa bàn làm việc hơn. Mục đích là giải phóng không gian xung quanh bạn và tránh cảm giác tù túng.
Bước 4 – Sắp xếp
Bước tiếp theo, bạn chỉ việc sắp xếp vật dụng đã được phân loại và ưu tiên vào các hộp, kệ hoặc ngăn kéo. Đừng quên dán nhãn hoặc sử dụng màu sắc để dễ dàng tìm kiếm sau này.
Bước 5 – Tạo cho mình vài quy tắc
Dọn dẹp bàn làm việc không phải là một nhiệm vụ chỉ cần làm một lần, mà nó nên là thói quen cần được duy trì liên tục và lâu dài. Bạn hãy tự tạo cho mình lịch trình dọn dẹp định kỳ và luôn giữ mọi thứ đúng vị trí để bàn làm việc luôn gọn gàng nhé.
Bạn có mẹo nào khác để giữ bàn làm việc gọn gàng không? Hãy chia sẻ với Ngân nhé!
